Categorie: Bijeenkomst

Op 28 maart was er een reguliere SKL bijeenkomst in de gemeente Stein in de Café-brasserie Merode.
Het onderwerp van deze bijeenkomst was de continuïteit van het bedrijf in geval er zich een noodsituatie voordoet.  Het was een interessante middag met twee sprekers te weten Ursula Looman van KWA bedrijfsadviseurs en Gert Kogenshop van BCM+.

 “Het gaat nog al eens mis”

Er werd kort gerefereerd aan de van toepassing zijnde High level norm ISO 22301. Een aantal voorbeelden van bedrijven waar het mis ging werden gepresenteerd. Het gaat nog al eens mis in bedrijven. Met de wetenschap dat vier van de 5 bedrijven in zwaar weer terecht komen als de twee belangrijkste klanten van het bedrijf wegvallen is business continuity een beleidsterrein dat voldoende aandacht verdiend.

Uit de sessie vrijdagmiddag kwam naar voor dat het goed is voorbereid te zijn op calamiteiten, en om ten aanzien van alle bedrijfsprocessen zicht te hebben op de potentiele risico’s. Risico’s als  single sourcing, single point of failure en single point of knowledge werden aangehaald als voorbeelden. Ook zicht hebben op wat er bij de buurbedrijven voor potentiele risico’s zijn is bij het voorbereid zijn op noodsituaties een niet te vergeten factor. Het weten waar risico’s zijn in de organisatie maakt dat je als organisatie niet voor verassingen komt te staan en dat je beter in staat bent de noodsituatie onder controle te houden. Uit de casussen die besproken werden is gebleken dat een van de belangrijkste aspecten in geval van een noodsituatie de communicatie in dit proces is. Communicatie niet alleen ten tijde van de noodsituatie maar vooral ook vooraf tijdens de inventarisatie van de risico’s en bij het opheffen van die bedreigingen.

Uiteraard vergt het inventariseren van mogelijke bedreigingen en het implementeren van de norm een inspanning zowel fysiek als financieel. Deels kunnen de kosten die dat met zich meebrengt worden terugverdiend door verlaagde verzekeringspremies. Ook werd genoemd dat een klant niet vanwege risicospreiding een tweede leverancier hoeft te zoeken als er een goede uitwijk mogelijkheid is in geval van nood. Bovenal zal een goede implementatie in geval van nood leiden tot continuïteit van de organisatie en dat is precies het doel waar het deze middag om ging in Stein.

Ed Vossen

Op dinsdagmiddag 25 februari ontmoette ik tussen de 15 en 20 SKL-leden tijdens een speeddate-middag. Ik heb niets met ‘speed’ en niets met ‘daten’. Waarom dan toch meedoen aan speeddaten?
Heb je eigenlijk een reden nodig? Vooruit dan…, hier volgen er een paar. Onbevangenheid, nieuwsgierigheid naar wie SKL-leden zijn, wat ze zoal in hun werk doen, wat ze in beweging brengt en mijn eigen behoefte aan ‘los denken’ en ‘omdenken’.

 Netwerken is net werken

Sandra gaf de deelnemers een strakke opdracht mee. “Vertel je gesprekspartner in 7,5 minuut wat je doet, waar je goed in bent en waar je hulp bij kan gebruiken. En wissel dan.” De middag vloog voorbij. Het was een kabaal van jewelste aan 7 tafels. Aan gespreksstof geen gebrek. En inderdaad: netwerken is net werken.

Het ‘losdenken’ en ‘omdenken’ is gelukt. Ik heb nieuwe mensen van SKL leren kennen. Mensen op een nieuwe manier ontmoet. Weet jij wat Care4Skills met Alonsa te maken heeft? Of wie zijn geld verdient op basis van Econoshock  2.0 van Boelens? Of welke pensionada nog altijd opstaat voor industriële procesbegeleiding? Weet je bij welk bestuurslid het roer om gaat en wie zichzelf manager vanuit het hart noemt? Ik wist het niet, maar nu wel. Over vertrouwde thema’s heb ik onbevangen kunnen praten/ sparren met mensen die in een totaal andere context werken. En ben op nieuwe ideeën gekomen. In 2 uur tijd heb ik mooie tips  gekregen, waar ik niet op uit was, maar waar ik wel mee aan de slag ga.  Energiek en met stof tot nadenken ging ik naar huis.

Tijdens de borrel bleek dat iedereen die ik sprak positief was over deze middag. Bedankt gesprekspartners, voor de goede vibe, bedankt Sandra Litjens voor het organiseren van deze kans op een leuke plek. Voor herhaling vatbaar. Wil jij ook weten wat je mede SKL-ers beweegt en waar jullie weten? Doe een volgende keer dan mee.

Tot SKL,
José Libbers,
Beleidsmedewerker Vincent van Gogh voor geestelijke gezondheid
(tijdelijk gedetacheerd bij HR)

Het was de eerste bijeenkomst van het SKL van het nieuwe jaar. Onder de leden werden dan ook vanzelfsprekend nog de nodige nieuwjaarsgroeten uitgewisseld.
Toen ik aankwam stonden thee, koffie en vlaai al te wachten zoals ik inmiddels gewend ben in het Limburgse. Om mijn collega’s in het West Brabantse nog even de ogen uit te steken maakte ik daar natuurlijk even een foto van met de vraag: “Welke zal ik nu weer eens kiezen.” Geheid dat ik daar maandag op het werk commentaar op krijg.

Chrétien opende de middag waarna hij Antonie Reichling voorstelde die deze middag kwam praten over de toekomst van de kwaliteitsfunctie. Antonie is al 22 jaar organisatie coach. Hij noemt zich coach omdat het “de organisatie zelf is die iets moet met QM.”

De Toekomst van Kwaliteit

Antonie schetst een beeld van een wereld waarin organisaties door steeds meer factoren beïnvloedt worden. “Kwaliteit wordt tot een 360 graden scan, waarbij steeds meer de omgevingsfactoren meegenomen worden. Dat zie je ook terug in allerlei modellen zoals het INK model of de MVO en Milieu normen.” Als je een duurzame organisatie wilt zijn, moet je wel met alle stakeholders rekening houden in je acties / planning /  future. Eigenlijk wordt steeds meer ook de tijdshorizon verlegd; een groter perspectief en nadenken over toekomstige generaties. Dat houdt automatisch in dat de manier om naar kwaliteit te kijken ook in een groter verband moet gezien worden.

Het gaat met name om het creëren van waarde, en dat op een transparante manier, ook overal! Het domein van kwaliteitsmanagement wordt de relaties! kijk tussen organisaties in! Het wordt immers samenspel van organisaties die samen een bijdrage leveren aan een groter geheel. Stel jezelf de vragen ‘Wat hebben we al?’, ‘wat doen we er mee?’ en ‘wat komen we tekort?’.

Stakeholders: waardevol en beïnvloedend

Constatering: we doen vooral veel (nieuwe dingen) met bestaande middelen/tools. Er is weinig nieuws. Veel zogenaamde nieuwe modellen tot verandering draaien allemaal om de PDCA cyclus. Veel modellen zijn dan ook overlappend

Vanwege een verlegde horizon en een groter perspectief is het waardevol om eens te kijken naar alle betrokken stakeholders en te bepalen wie er waarom, wanneer en waarop van invloed is. Bekende stakeholders zijn zoal: Klant, eigenaar en aandeelhouder. Een aantal minder bekende (of dikwijls onbenoemde) zijn zoal: concurrentie, milieu, erfgenaam, actiegroepen, enzovoorts.

Uiteindelijke constatering ->   IEDEREEN is eigenlijk wel stakeholder. Daarbij kun je je twee vragen stellen:
Welke impact heb jij op je stakeholder?
Welke impact heeft de stakeholder op jou?
Inschatting van deze vragen kan bepalend zijn voor de manier van omgang met die stakeholders.

De aanwezigen zijn al op natuurlijke wijze verdeeld door de zit aan de tafels. Ze worden gevraagd om een niet voor de hand liggende stakeholder te benoemen en dan de inschatting te doen.  In de eigen groep waar ik bij zat hebben we gekozen voor een hond / huisdier. Het was ludiek bedoeld en de inschatting was dat de impact in beide gevallen (zie bovenstaande 2 vragen) laag tot zeer gering zou zijn. Echter, als je er op inzoomde zag je dat die impact behoorlijk kan oplopen. Wat als de zorg voor een dier dusdanig hoog wordt (b.v. door omstandigheden als ziekte e.d.) dat het ‘vreet’ aan de productie uren van een medewerker, of het gaat ten koste van diens flexibiliteit? Trek die lijn eens door naar de thuis omstandigheden; een gezin, kinderen, familie en vrienden kunnen een impact hebben op jouw organisatie, maar andersom ook. Een drukke baan met veel overwerk, stress en dergelijke kan van invloed zijn op jouw thuis omgeving. Het was een merkwaardige constatering dat de impact in het eerste opzicht gering lijkt, maar als je er nader op in gaat toch wel wat hoger blijkt. En een soortgelijke constatering kwam ook naar voren bij andere groepen die andere stakeholders gekozen hadden.

Antonie geeft aan dat het goed is om te leren luisteren:  wat is waarde voor mijn medewerker?  Verplaats je in de wereld van de stakeholder, in tegenstelling tot alleen te kijken naar wat voor jou van belang is. Een stakeholder voor jou is dikwijls ook een stakeholder voor anderen,… daarom belangrijk wat je er in zijn algemeenheid (beiden) aan doet.  Wat is er aan gezamenlijkheid, wat wil je gezamenlijk bereiken of waar loopt dit nu uiteen. Is ook de vraag tot hoever ga je in de belangen van de stakeholders? Het is al een hele stap om überhaupt de inventarisatie naar de stakeholders in brede zin te gaan doen.

“Je kunt het niet alleen”

Wat betekent bovenstaande nu voor kwaliteitsmanagement?

Structuur zorgt voor vertaling van doel naar dagelijkse kwalitatieve activiteiten (opdeling van taken, groepen / afdelingen / individuen)
Waar zitten de pdca activiteiten nu in de hoofdprocessen? Plannen we dit en wie doet dit. Zitten deze activiteiten in de lijn, in de processen zelf of in gespecialiseerde functies / afdelingen?

Constatering is dat kwaliteit niet alleen in de organisatie zit, maar tegenwoordig vooral TUSSEN organisaties (delen).

Conclusie: je kunt het niet alleen. Waar vroeger één functie dikwijls de taak op zich nam (Kwaliteitsmanager) daar zie je nu dat kwaliteitsmanagement zich vertaalt in meerdere taken binnen al die verschillende geledingen van een organisatie, of tussen organisaties (delen) in Het worden steeds onderdeeltaken van een compleet pakket (functie). Om te voorkomen dat dit losse onderdelen worden die elkaar kunnen tegenwerken moet er wel een centrale coördinatiefunctie zijn, een mechanisme dat alles kortsluit.

Deze middag gaf ons een blik op de toekomst door middel van het beschouwen van het verleden. Antonie schetste een veranderende wereld waarin je de taken die bij kwaliteitsmanagement behoren ook ziet verschuiven en met name ziet verruimen. Het is een tendens die we allen al meemaken, maar het is goed om er nog eens op gewezen te worden. De discussie met vakbroeders en het aanhoren van hun inzichten helpt nog extra met het besef dat kwaliteitsmanagement zeker zal blijven bestaan. Echter, het is de spanne van het totale takenpakket dat behoorlijk uitgebreid wordt, de impact steeds meer je omgeving raakt of er door geraakt wordt, en aldus de invulling van ‘Kwaliteit’ bepaalt. Het is deze beweging, deze ontwikkeling, waarin wij als ‘kwaliteitsmensen’ mee moeten willen we kwaliteit de juiste toekomst kunnen bieden.

Op de weg terug naar het Westen had ik voldoende te overpeinzen. Het was weer een aangename, en bovenal nuttige middag geweest.

John Franken

 

Op 15 november 2013 werd de najaarsbijeenkomst van de SKL gehouden in Zalencentrum Merode te Stein. Een impressie van een van de aanwezigen…

Het gaat goed met onze organisatie. Voor als u het nog niet wist, wij ontwerpen, programmeren, implementeren en onderhouden softwareoplossingen voor kwaliteitsmanagement en risicobeheersing. De orderportefeuille is goed gevuld, de omzet voor dit jaar gaan we weer halen, de planning zit tjokvol, de klanttevredenheid scoort hoog en iedereen doet zijn ding…. op zijn/haar afdeling…

Een klant belt me deze ochtend met het verzoek om een bijzondere maatwerkrapportage te bouwen. Aha, maatwerk, omzet, winst, succes, bonus…. Sommige dagen kunnen niet beter beginnen, toch? Ik begin enthousiast met het gebruikelijke rondje langs de velden:
software architect: “kunnen wij dat maken”.
Software Solutions: “hoe past dat binnen de actuele configuratie”.
Software Integration: “hoeveel uur programmeertijd vraagt dat”.
Servicedesk: “kunnen wij dat ondersteunen”.
Projectbureau: “wanneer en wie kan dat dan bouwen en opleveren”.
Sales: “willen jullie svp een offerte opstellen en versturen naar de klant”.De accountmanager (ik dus) controleert of alles voor akkoord getekend binnen komt en bij een opdracht gaat de order weer langs alle velden om uitgevoerd te worden. Mijn leven is zo makkelijk…

QRM: Verrassende inzichten

Afgelopen vrijdag 15 november, bracht de lezing over Quick Response Manufacturing (QRM) tijdens de SKL bijeenkomst in Stein, verrassende inzichten over bovenstaande werkwijze aan het licht. Sprekers Pieter Bakker en Etiënne Timmermans vertelden over hun ervaringen met Quick Response Manufacturing, QRM. Ze tonen aan  dat we de dingen niet verkeerd doen, maar wel (hoe ik het zelf samenvat) traditioneel: we werken vanuit een organisatiestructuur met vaste hiërarchische indeling, het management stuurt aan, de lijn en werkvloer voert uit.

We zijn in ons werk het begrip “tijd” uit het oog verloren. Want bij zowel het inventariseren, het offreren, het inplannen en het uitvoeren van de maatwerkrapportage, ontstaat er wachttijd tussen de verschillende specialisten binnen onze organisatie. Ze moeten er immers allemaal naar kijken. Niet in de laatste plaats het projectbureau waar de planning plaatsvindt. Daar is het erg druk: de klant zal toch wel 3 weken moeten wachten.

De planning bij ons is inderdaad behoorlijk vol. Oftewel: sorry, het gaat goed met ons, u zult moeten wachten. Etienne legt uit dat dit een typisch voorbeeld is van wat QRM tracht tegen te gaan. Een stukje “Umdenken” is daarbij nodig. Een praktisch voorbeeld: een drukke snelweg voert per 100 meter 15 auto’s door en kent een slechte doorstroming. Er ontstaat file. Maar, als je de snelweg minder volplant, bv met 9 auto’s, stroomt alles goed door. Er is een goede flow. De goede flow zorgt er voor dat er in dezelfde tijd 18 auto’s doorrijden. Tel uit je winst.

Een mogelijke manier om QRM toe te passen is het werken in cellen. Ik zie deze cellen als zelfsturende teams, of resultaatverantwoordelijke eenheden. Zet alle specialisten die we hierboven tegenkwamen bij elkaar in een werkgroep, in plaats van verschillende hokjes en afdelingen. Als nu het verzoek van een maatwerkrapportage binnenkomt zitten alle spelers bij elkaar en klaar om hun input te leveren. Met veel minder wachttijd en veel minder kans op informatieverlies. Resultaat: de kans of fouten neemt af, men leert van elkaar, de doorlooptijd wordt korter, de planning kan handiger gevuld worden en de klant wordt optimaal bediend.

Alexander Brok
Infoland